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Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Aufbau und Muster
Wer sich selbstständig macht, muss früher oder später Rechnungen schreiben. Damit deine Rechnung rechtssicher ist und der Empfänger den Vorsteuerabzug nutzen kann, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine korrekte Rechnung erstellst.
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Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Jede Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG bestimmte Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Folgende Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben:
Welche Angaben sind optional, aber sinnvoll?
Neben den Pflichtangaben gibt es Informationen, die nicht vorgeschrieben sind, aber die Zusammenarbeit mit deinen Kunden erleichtern:
- Zahlungsziel (z. B. zahlbar innerhalb von 14 Tagen)
- Bankverbindung für die Überweisung
- Skonto-Hinweis (z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen)
- Kundennummer oder Projektreferenz
- Individuelle Anmerkungen oder Dankesformel
So ist eine Rechnung aufgebaut
Eine professionelle Rechnung folgt einem klaren Aufbau. So stellst du sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und dein Kunde die Rechnung schnell verarbeiten kann.
Briefkopf
Dein Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten und ggf. dein Logo. Darunter die Anschrift des Empfängers.
Rechnungsnummer und Datum
Rechtsbündig: einmalige Rechnungsnummer (z. B. 2026-042), Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder -zeitraum.
Betreffzeile
Kurze Bezeichnung wie "Rechnung Nr. 2026-042 für Webdesign-Leistungen".
Leistungsbeschreibung
Tabellarische Aufstellung: Position, Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis je Position.
Netto, Umsatzsteuer, Brutto
Unter der Tabelle: Nettosumme, Umsatzsteuerbetrag (mit Satz) und Bruttobetrag. Bei mehreren Steuersätzen: getrennt ausweisen.
Zahlungsinformationen
Bankverbindung, Zahlungsziel und optional Skonto-Hinweis. Am Ende: Steuernummer oder USt-IdNr.
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Du weist also keinen Netto- und Bruttobetrag getrennt aus, sondern nur den Gesamtbetrag.
Jede Rechnung muss einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten. Die gängigste Formulierung lautet:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Alle übrigen Pflichtangaben gelten unverändert. Achte besonders darauf, dass du keine Umsatzsteuer ausweist – sonst schuldest du dem Finanzamt den ausgewiesenen Betrag.
Wichtig: Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen. Die Kleinunternehmerregelung greift bei maximal 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und voraussichtlich 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Darf man als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Ja, auch Privatpersonen dürfen Rechnungen stellen – zum Beispiel beim privaten Verkauf eines Gegenstands oder für eine einmalige Dienstleistung. Allerdings gibt es wichtige Einschränkungen:
- Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen.
- Eine Steuernummer auf der Rechnung ist nicht erforderlich.
- Die Rechnung muss Leistung, Betrag und Datum enthalten.
- Regelmäßige Rechnungsstellung kann als gewerbliche Tätigkeit gewertet werden.
- Ab einem gewissen Umfang musst du ein Gewerbe anmelden.
Wenn du regelmäßig Leistungen gegen Bezahlung erbringst, solltest du dich über die Gewerbeanmeldung oder eine freiberufliche Anmeldung informieren.
E-Rechnung: Was gilt ab 2025?
Die E-Rechnungspflicht verändert die Rechnungsstellung in Deutschland grundlegend. Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Die wichtigsten Eckpunkte:
Wer ist betroffen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe oder Umsatz. Nur Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind ausgenommen.
Welche Formate sind zulässig?
Die zwei gängigsten Formate sind XRechnung (reines XML, vor allem im B2G-Bereich) und ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und eingebettetem XML). Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.
Übergangsfristen beim Versenden
Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen. Bis dahin darfst du weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden.
Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt E-Rechnungen bereits. Wenn du neu gründest, lohnt sich der Einstieg in ein E-Rechnungs-fähiges System von Anfang an.
Stornorechnung und Rechnungskorrektur
Fehler in einer Rechnung lassen sich nicht einfach per Überschreiben korrigieren. Laut GoBD musst du eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur erstellen. So gehst du vor:
Buchhaltungssoftware erleichtert diesen Prozess, weil sie Stornorechnungen automatisch mit der Originalrechnung verknüpft und die Nummerierung sicherstellt.
Rechnung mit Word, Excel oder Software erstellen?
Viele Gründer starten mit Word- oder Excel-Vorlagen. Das funktioniert anfangs, bringt aber schnell Risiken mit sich. Der Vergleich zeigt die Unterschiede:
| Kriterium | Word / Excel | Generator | Software |
|---|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos / günstig | Ab ca. 7 €/Monat |
| GoBD-konform | ❌ Nein | ⚠️ Teilweise | ✅ Ja |
| Automatische Nummerierung | ❌ Manuell | ✅ Ja | ✅ Ja |
| E-Rechnung | ❌ Nein | ⚠️ Selten | ✅ Ja |
| Pflichtangaben-Prüfung | ❌ Nein | ⚠️ Teilweise | ✅ Ja |
| Mahnwesen | ❌ Nein | ❌ Nein | ✅ Ja |
| DATEV-Export | ❌ Nein | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Archivierung | ❌ Manuell | ⚠️ Begrenzt | ✅ Automatisch |
Für gelegentliche Rechnungen reicht ein kostenloser Rechnungsgenerator. Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, EÜR und UStVA brauchst oder mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, ist eine Buchhaltungssoftware die bessere Wahl.
Häufige Fehler beim Rechnung schreiben
Selbst erfahrene Selbstständige machen bei Rechnungen Fehler. Die häufigsten Stolperfallen und wie du sie vermeidest:
Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer
Verwende ein festes Nummernsystem (z. B. Jahreszahl-Nummer) und prüfe Duplikate.
Kein Leistungsdatum angegeben
Nenne immer das Datum der Leistungserbringung oder den Leistungszeitraum – auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausgewiesen
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf keine USt auf der Rechnung stehen. Sonst schuldest du den Betrag dem Finanzamt.
Falsche oder fehlende Empfängeradresse
Verwende die vollständige Firmenbezeichnung und Anschrift – so wie sie im Handelsregister oder auf der Website steht.
Rechnung nachträglich geändert statt storniert
Rechnungen dürfen nicht überschrieben werden. Erstelle immer eine Stornorechnung und dann eine neue Rechnung.
Keine Aufbewahrung oder fehlende Archivierung
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – digital, revisionssicher und im Originalformat.
GoBD und Aufbewahrungspflichten
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenspeicherung) regeln, wie du Rechnungen und Belege speichern musst. Die wichtigsten Regeln:
- Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden – eine gedruckte E-Mail-Rechnung reicht nicht.
- Digitale Rechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden (keine nachträgliche Änderung möglich).
- Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.
- Bei einer Betriebsprüfung muss der Zugriff auf alle archivierten Rechnungen gewährleistet sein.
- Word- und Excel-Rechnungen gelten nicht als GoBD-konform, weil sie nachträglich veränderbar sind.
Eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware übernimmt die Archivierung automatisch und sichert dich bei einer Prüfung ab.
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