Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster & E-Rechnung 2026
Das Schreiben von Rechnungen gehört zu den wichtigsten Aufgaben für Selbstständige, Freelancer und Unternehmer. Eine korrekte Rechnung ist die Voraussetzung dafür, dass du für deine erbrachte Leistung bezahlt wirst.
Fehlen wichtige Angaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 reicht ein einfaches PDF oft nicht mehr aus.
Die gesetzlichen Pflichtangaben
Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird und dein Kunde die Vorsteuer geltend machen kann, muss sie bestimmte Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, gilt das Dokument steuerrechtlich nicht als ordnungsgemäße Rechnung.
| Pflichtangabe | Erläuterung |
|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Dein vollständiger Firmenname (inkl. Rechtsform) und deine Geschäftsadresse. |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Der vollständige Name und die Adresse deines Kunden. |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
| Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst. |
| Rechnungsnummer | Eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer zur eindeutigen Identifizierung. |
| Menge und Art der Leistung | Eine genaue Beschreibung der gelieferten Produkte oder der Art und des Umfangs der Dienstleistung. |
| Leistungszeitpunkt | Der Zeitpunkt der Lieferung oder der Zeitraum, in dem die Dienstleistung erbracht wurde. |
| Nettoentgelt | Das Entgelt für die Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen. |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Der anzuwendende Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag. |
| Hinweis auf Steuerbefreiung | Falls zutreffend (z. B. bei Kleinunternehmern oder innergemeinschaftlichen Lieferungen). |
Freiwillige Zusatzangaben (empfohlen)
Zusätzlich zu den Pflichtangaben empfiehlt es sich, Bankverbindung (IBAN/BIC), ein klares Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug") und Kontaktdaten für Rückfragen anzugeben.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro)
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro (brutto) nicht übersteigt, gelten vereinfachte Vorschriften nach § 33 UStDV. Bei diesen Kleinbetragsrechnungen – wie sie oft im Einzelhandel als Kassenbon ausgestellt werden – genügen weniger Angaben.
Auf einer Kleinbetragsrechnung müssen lediglich der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag inklusive Steuersatz angegeben werden. Angaben wie der Name des Kunden oder eine fortlaufende Rechnungsnummer sind hier nicht zwingend erforderlich.
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmst, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Du stellst deine Leistungen netto gleich brutto in Rechnung – kein Steuersatz, keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Im Gegenzug bist du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Der zwingende Textbaustein für Kleinunternehmer:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen."
Fehlt dieser Hinweis und du weist versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt – obwohl du eigentlich Kleinunternehmer bist.
Wichtig: Alle anderen Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten auch für Kleinunternehmer genauso wie für regelbesteuerte Unternehmen.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025
Eine der größten Veränderungen im Rechnungswesen ist die Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF-Dokument per E-Mail. Es handelt sich um einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (meist im XML-Format). Die gängigsten Formate sind die XRechnung (reiner XML-Datensatz) und ZUGFeRD (hybrides Format: lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei).
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| Ab 1. Januar 2025 | Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen |
| Bis Ende 2026 | Papierrechnungen und PDFs (mit Zustimmung) noch erlaubt |
| Ab 2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| Ab 2028 | Versandpflicht für alle B2B-Umsätze |
Tipp: Um auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein, ist der Einsatz einer modernen Buchhaltungssoftware unerlässlich – Textverarbeitungsprogramme wie Word können keine strukturierten XML-Datensätze erzeugen.
Fehler auf der Rechnung: Storno und Korrektur
Fehler passieren – auch beim Schreiben von Rechnungen. Du darfst eine bereits verschickte und verbuchte Rechnung nicht einfach im Nachhinein abändern oder überschreiben. Das verstößt gegen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD).
So korrigierst du eine Rechnung richtig:
Stornorechnung erstellen
Erstelle eine Stornorechnung, die sich exakt auf die fehlerhafte Originalrechnung bezieht (mit Angabe der ursprünglichen Rechnungsnummer und des Datums). Der Rechnungsbetrag wird negativ ausgewiesen, sodass die ursprüngliche Forderung buchhalterisch neutralisiert wird.
Neue Rechnung schreiben
Anschließend schreibst du eine komplett neue, korrekte Rechnung mit einer neuen, fortlaufenden Rechnungsnummer.
Word, Excel oder Buchhaltungssoftware?
Gerade in der Gründungsphase versuchen viele Selbstständige, Kosten zu sparen, und schreiben ihre Rechnungen mit Word oder Excel. Das ist grundsätzlich nicht verboten, birgt jedoch erhebliche Risiken.
Das Problem mit der GoBD-Konformität
Die Finanzverwaltung fordert nach den GoBD, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar gespeichert werden müssen. Ein Word-Dokument kann jederzeit nachträglich geändert werden, ohne dass diese Änderung nachvollziehbar dokumentiert wird.
Die Vorteile einer professionellen Buchhaltungssoftware
Rechtssicherheit
Moderne Tools sind GoBD-konform und dokumentieren jede Änderung lückenlos.
Zeitersparnis
Kundendaten, Artikel und Preise sind hinterlegt, Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen.
E-Rechnung
Die Software erzeugt automatisch die gesetzlich geforderten Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung.
Automatisierung
Zahlungseingänge können automatisch mit dem Bankkonto abgeglichen und Mahnungen per Klick verschickt werden.
Rechtssicher gründen – von Anfang an
Korrekte Rechnungen, GoBD-konforme Buchhaltung und die neue E-Rechnungspflicht – als Gründer gibt es viel zu beachten. Im kostenlosen Erstgespräch mit Maximilian Rothenberger klären wir, welche Anforderungen für deine Gründung gelten und wie du dich von Anfang an richtig aufstellst.
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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder eine andere fachkundige Stelle. Alle Angaben ohne Gewähr.