Als Ergotherapeut selbstständig machen: Kassenzulassung, Kosten & Freiberufler-Status 2026
Kein Kassensitz-Kauf, keine Bedarfsplanung – Ergotherapeuten haben einen entscheidenden Vorteil gegenüber Ärzten und Psychotherapeuten. Wir erklären, wie du die Kassenzulassung nach § 124 SGB V bekommst, welche Raumvorgaben wirklich gelten und mit welchen Kosten du rechnen musst.
- Kassenzulassung ohne Bedarfsplanung – sofort beantragbar
- Raumvorgaben ARGE Heilmittelerbringer: was wirklich gilt
- Freiberufler-Status: keine Gewerbesteuer (aber GmbH-Falle!)
- Kosten 25.700–69.500 € & AVGS-Förderung möglich
Die Kassenzulassung nach § 124 SGB V
Wenn du gesetzlich krankenversicherte Patienten behandeln und direkt mit den Krankenkassen abrechnen möchtest, benötigst du eine Kassenzulassung. Die Zulassung wird von der ARGE Heilmittelerbringer auf Landesebene erteilt – nicht von einer zentralen Behörde.
Der entscheidende Vorteil gegenüber Ärzten und Psychotherapeuten: Es gibt keine Bedarfsplanung! Jeder Ergotherapeut, der die Voraussetzungen erfüllt, kann sofort eine Kassenzulassung beantragen – ohne einen teuren Kassensitz kaufen zu müssen.
Voraussetzungen im Überblick
Raumvorgaben: Der häufigste Ablehnungsgrund
Kassenpraxis vs. Selbstzahler-Praxis
Wenn du die strengen Raumvorgaben nicht erfüllen kannst oder willst, bleibt der Weg in die reine Selbstzahler-Praxis. Du rechnest dann direkt mit Patienten oder privaten Krankenversicherungen ab.
Kassenpraxis (GKV)
Selbstzahler-Praxis
Wichtig: Ein rein mobiler Service (nur Hausbesuche) ohne eigene, zugelassene Praxisräume ist für die GKV-Abrechnung in der Regel nicht zulässig.
Freiberufler-Status & steuerliche Fallen
Ergotherapeuten sind Freiberufler
Obwohl Ergotherapeuten nicht explizit im Katalog des § 18 EStG aufgeführt sind, werden sie von Finanzämtern und Rechtsprechung als Freiberufler anerkannt. Das bedeutet: kein Gewerbe anmelden, keine Gewerbesteuer. Die Anmeldung beim Finanzamt reicht aus.
GmbH-Falle: Abfärbetheorie!
Gründest du als GmbH oder UG, wird deine Praxis automatisch gewerbesteuerpflichtig. Die Rechtsform der Kapitalgesellschaft „infiziert" die freiberufliche Tätigkeit. Als Einzelunternehmerin oder in einer GbR behältst du deinen Freiberufler-Status.
Umsatzsteuer-Falle: Heilbehandlung vs. Beratung
Weitere Pflichten
In 5 Schritten zur eigenen Ergotherapie-Praxis
Von der Konzeptentscheidung bis zur Praxiseröffnung – so gehst du strukturiert vor.
Konzept & Finanzierung
Kassenpraxis oder Selbstzahler? Businessplan erstellen und Finanzierung der Erstausstattung und Anlaufphase klären.
Räume finden & prüfen
Vor Mietvertragsunterschrift zwingend prüfen: Größe, Barrierefreiheit, Sanitäranlagen – ARGE-Vorgaben beachten!
Behördengänge & Nummern
IK-Nummer bei der ARGE IK beantragen, beim Gesundheitsamt und Finanzamt anmelden, BGW registrieren.
Zulassung beantragen
Alle Unterlagen (Berufsurkunde, Mietvertrag, Grundrisse, IK-Nummer, Versicherungsnachweis) bei der ARGE einreichen.
Einrichtung & Marketing
Praxis einrichten, HWG-konforme Website erstellen und Netzwerk mit Kinderärzten, Neurologen & Orthopäden aufbauen.
Welche Rechtsform ist die richtige?
Als Ergotherapeut hast du besondere steuerliche Vorteile als Freiberufler – die Rechtsformwahl hat erhebliche Auswirkungen.
| Rechtsform | Haftung | Mindestkapital | Eignung |
|---|---|---|---|
| Einzelunternehmen (Freiberufler) | Unbeschränkt (auch Privatvermögen) | Kein Mindestkapital | Einfachste Form für Einzelpraxis. Keine Gewerbesteuer, nur Einkommensteuer. Ideal für den Start. |
| GbR | Unbeschränkt (alle Gesellschafter solidarisch) | Kein Mindestkapital | Für Gemeinschaftspraxen mit mehreren Therapeuten. Alle Partner haften mit Privatvermögen. |
| Partnerschaftsgesellschaft (PartG) | Beschränkt auf handelnden Partner | Kein Mindestkapital | Speziell für Freiberufler. Haftungsbeschränkung auf den handelnden Partner bei Berufsfehlern. |
| GmbH / UG | Beschränkt auf Gesellschaftsvermögen | 25.000 € / 1 € | Achtung: GmbH/UG gilt als Gewerbebetrieb – Gewerbesteuer fällt an! (Abfärbetheorie) |
Was kostet eine Ergotherapie-Praxis?
Kosten für die Neugründung einer Kassenpraxis – kein teurer Kassensitz-Kauf erforderlich!
| Kostenpunkt | Geschätzte Kosten |
|---|---|
| IK-Nummer & Berufsurkunde | 0 € (meist bereits vorhanden) |
| Mietkaution & ggf. Maklerprovision für Praxisräume | 3.000 € – 8.000 € |
| Praxiseinrichtung (Behandlungsliegen, Schreibtisch, Wartezimmer) | 5.000 € – 20.000 € |
| Therapiematerial (Spiele, Handwerkszeug, motorische Hilfsmittel) | 5.000 € – 15.000 € |
| IT-Infrastruktur (Laptop, Praxissoftware, Drucker) | 1.500 € – 3.000 € |
| Berufshaftpflichtversicherung (1. Jahr) | 200 € – 500 € |
| Website, Logo & HWG-konformes Marketing | 1.000 € – 3.000 € |
| Liquiditätsreserve (erste Monate bis Kassen zahlen) | 10.000 € – 20.000 € |
| Gesamtkapitalbedarf (Neugründung) | ca. 25.700 € – 69.500 € |
Finanzierungsmöglichkeiten
KfW-Gründerkredit
Zinsgünstige Darlehen für Existenzgründer bis 125.000 €. Antrag über Hausbank.
Praxisübernahme
Bestehende Praxis übernehmen spart Einrichtungskosten und liefert sofort einen Patientenstamm.
AVGS-Förderung
Arbeitslose Gründer können professionelle Gründungsberatung 100 % staatlich fördern lassen.
Häufige Fragen zur Selbstständigkeit als Ergotherapeut
Die wichtigsten Antworten auf einen Blick.
?Muss ich als Ergotherapeut ein Gewerbe anmelden?
In der Regel nicht. Ergotherapeuten gelten als Freiberufler und zahlen keine Gewerbesteuer. Ausnahmen gelten, wenn du eine GmbH gründest oder primär gewerbliche Produkte (z. B. Hilfsmittel) verkaufst.
?Brauche ich eine Kassenzulassung?
Nur, wenn du gesetzlich krankenversicherte Patienten behandeln und die Kosten direkt mit den Krankenkassen abrechnen möchtest. Für eine reine Selbstzahler-Praxis oder beratende Tätigkeiten benötigst du keine Kassenzulassung.
?Gibt es bei Ergotherapeuten eine Bedarfsplanung?
Nein! Im Gegensatz zu Ärzten oder Psychotherapeuten gibt es für Ergotherapeuten keine Bedarfsplanung. Jeder, der die räumlichen und fachlichen Voraussetzungen erfüllt, kann eine Kassenzulassung erhalten. Ein teurer Kassensitz-Kauf entfällt somit.
?Muss ich Umsatzsteuer auf meine Rechnungen aufschlagen?
Heilbehandlungen auf ärztliche Verordnung sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Ergotherapeutische Beratung oder Präventionskurse ohne Krankheitswert sind hingegen voll umsatzsteuerpflichtig (Ausnahme: Kleinunternehmerregelung bis 22.000 €).
?Welche Berufsgenossenschaft ist für mich zuständig?
Als Ergotherapeutin bist du verpflichtet, dich bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) anzumelden, auch wenn du keine Angestellten hast.
Kostenlose Beratung für deine Ergotherapie-Praxis
Die Gründung einer Ergotherapie-Praxis erfordert nicht nur therapeutisches Fachwissen, sondern auch unternehmerisches Kalkül. Mit einem AVGS der Agentur für Arbeit kannst du professionelle Gründungsberatung zu 100 % kostenfrei in Anspruch nehmen.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. FoundingFits bietet keine Rechtsberatung oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder eine andere fachkundige Stelle. Alle Angaben ohne Gewähr.